Bedrijfsvoering

Het blijft een voortdurende uitdaging om talentvolle medewerkers aan te trekken en te behouden en het hoofd te bieden aan een hoge werkdruk. Aandacht voor vitaliteit en welzijn van medewerkers is belangrijker dan ooit. Aan de hand van een geactualiseerde organisatieagenda geven we met een aantal leidende principes richting aan onze manier van werken. Daarmee willen we onder meer een beweging maken van een accent op beleid, regels en overleggen naar meer creativiteit, ondernemen en doen wat goed is voor de stad. Werk- en regeldruk blijven onder de aandacht en worden continue besproken in de afdelingen.

Inclusieve organisatie  

Aanvullend op de beleidsnotitie “Inclusieve organisatie 2022 – 2026” is er naar aanleiding van het onderzoek naar ‘institutioneel racisme in de ambtelijke organisatie’ van het Kennisplatform Inclusief Samenleven (KIS) een veranderaanpak in twee sporen ontwikkeld, waarmee we een stevige basis leggen voor een diverse, gelijkwaardige en inclusieve organisatie.  

De route naar een (meer) inclusieve organisatie onderscheiden we in twee sporen (zie schema). Belangrijk uitgangspunt voor onze aanpak is dat we een lerende organisatie zijn. Dat betekent dat we ruimte bieden aan medewerkers om van elkaar te leren en in verbinding met elkaar te blijven. Voor het creëren van deze ruimte is inclusief leiderschap een voorwaarde.  

Het werving en selectieproces zal in de tweede helft van 2024 stapsgewijs worden verbeterd naar een objectievere manier van werven en selecteren. We werken toe naar een inclusievere organisatie en hebben hiertoe als gemeente ook de “Verklaring Gelijke kansen” ondertekend.

Bezetting

De krapte op de Nederlandse arbeidsmarkt blijft voorlopig bestaan door vergrijzing van de beroepsbevolking en de mismatch tussen de vraag van werkgevers en werkzoekenden. Ook in Amersfoort hebben we hier in toenemende mate mee te maken. De gemeente Amersfoort is een aantrekkelijke werkgever en het lukt het vorig jaar opgezette recruitmentteam goed om de vacatures in te vullen. Er stromen meer nieuwe collega’s in dan dat er (om diverse redenen) de organisatie verlaten. Voor een aantal vakgebieden hebben we echter te maken met een zeer krappe arbeidsmarkt waardoor sommige vacatures langer open staan dan wenselijk. 

We zetten in op de positionering van gemeente Amersfoort als aantrekkelijke inclusieve werkgever. Daartoe is eind 2023 een werkgeverspropositie opgesteld van die de leidraad vormt voor alle arbeidsmarktcommunicatie. Dit najaar starten we met de bouw van een nieuwe website 'Werken voor Amersfoort’ die onze positionering als werkgever op de arbeidsmarkt versterkt. Daarnaast zetten we in op en zijn we begonnen met een actieve benadering van de arbeidsmarkt om kandidaten te vinden voor onze moeilijk invulbare vacatures. 

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie  
Om een betrouwbare en integere organisatie te kunnen zijn, vragen we van onze medewerkers alertheid in het dagelijkse handelen. Alle medewerkers ontvangen vóór aanvang van een dienstverband ons integriteitsbeleid “Zo zijn onze manieren”. Hierin zijn duidelijke richtlijnen en afspraken vastgelegd. Bij aanvang van het dienstverband tekent elke medewerker een integriteitsverklaring. Tijdens de introductiedag voor nieuwe medewerkers wordt er aandacht aan integer werken gegeven. Themabijeenkomsten over integriteit en ongewenste gedragsvormen vinden in verschillende afdelingen plaats om bewustwording te blijven stimuleren. We trainen onze medewerkers ook om te komen tot morele oordeelsvorming in de dagelijkse praktijk. Als zich dilemma's voordoen, dan houden we een moreel beraad om met een groep mensen te komen tot het juiste handelen in de gegeven situatie. Ook het thema ondermijning en weerbaarheid krijgt de laatste jaren vanuit dit perspectief aandacht. 

Vertrouwenspersonen  
Er zijn vier gecertificeerde interne vertrouwenspersonen in de organisatie met diverse achtergronden. Daarnaast is er een externe vertrouwenspersoon aan onze organisatie verbonden. De intranetpagina’s over integriteit, ongewenste gedragsvormen en meldprocedures worden regelmatig geactualiseerd en onder de aandacht van de medewerkers gebracht door de coördinator vertrouwenspersonen.

Vitaliteit van de medewerkers blijft een belangrijk item. Eind 2023 lag het verzuimcijfer op 7,09% en medio 2024 (augustus) ligt dit op 7,8 %. Hierbij zien we dat kort- en middellange verzuim elk 0,7% is, lang verzuim 4,2% en extra lang verzuim 2,2%. Het extra lange verzuim is inclusief het derde ziektejaar. We verwachten een verdere verhoging van het verzuim in de herfst wanneer de virussen weer de kop opsteken. Wij streven er naar om het percentage weer omlaag te brengen. In de organisatie besteden we breed aandacht aan vitaliteit door de inzet van preventieve bewustwordingsactiviteiten op zowel individueel als teamniveau. In september starten we tijdens de Nationale Vitaliteitsweek ook met een stimulerend digitaal Vitaliteitsprogramma dat continue doorloopt. In het werkbelevingsonderzoek dat in september 2024 plaatsvindt, meten we onderdelen die van invloed zijn op de ervaren sociale en psychologische veiligheid en van invloed zijn op de eigen veerkracht en het omgaan met werkdruk.  

In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. Dit dienstverleningsconcept is inmiddels gereed en wordt de komende tijd verder uitgewerkt in concrete uitvoeringsplannen per onderdeel zodat de dienstverlening klaar is voor het Huis van de Stad. Inmiddels is er een 0-meting gehouden onder medewerkers om de tevredenheid te meten. We gaan de dienstverlening blijven monitoren en daar waar nodig verbeteren en efficiënter maken.

Naast de voorbereidingen op de toekomst vraagt de instandhouding van de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie doorlopend aandacht. In het licht van de planvorming voor het toekomstig Stadhuis is het onderhoud beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Een acceptabel en ARBO-verantwoord werkklimaat is de basis, waarbij er de komende jaren nog wel diverse aanpassingen en maatregelen nodig zijn.

Digitalisering is onlosmakelijk verbonden met onze dienstverlening en met de opgaven waaraan we werken voor de stad. Het neemt een steeds prominentere rol in. Daarom heeft ons college op 4 juli 2023 de “Visie op digitalisering gemeente Amersfoort” vastgesteld (link naar visie en besluit) . Wij kiezen ervoor om de komende jaren digitalisering in te zetten aan de hand van drie thema’s:

• Bewuste, verantwoorde en transparante inzet
• Digitalisering inzetten om opgaven verder te brengen
• De menselijke maat in dienstverlening centraal zetten

Voor de applicaties die de gemeente gebruikt geldt dat dit steeds vaker zogenaamde SaaS-oplossingen  (Software as a Service) zijn in plaats van dat de gemeente de applicaties in eigendom heeft. Voor de dienstverlening heeft dit in principe geen gevolgen maar financieel zijn deze er wel. De implementatiekosten van SaaS applicaties mogen namelijk, in tegenstelling tot applicaties in eigendom, volgens het BBV niet worden geactiveerd/afgeschreven. Deze moeten direct en volledig in de exploitatie opgenomen worden in het jaar van de implementatie. Hierdoor is het verloop van deze kosten grilliger dan voorheen het geval was en om te voorkomen dat dit resulteert in grote jaarlijkse tekorten/overschotten in de begroting is met ingang van 2025 de “Reserve SaaS” gevormd zodat deze ongewenste schommelingen kunnen worden voorkomen. Per 2025 is hier € 2 miljoen in gestort.

Naleving Wet financiering decentrale overheden ( Wet FIDO )

De Wet FIDO bepaalt dat het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties alleen mag voor de publieke taak. Enige uitzondering hierop is het uitzetten van overtollige middelen. Deze uitzettingen dienen dan een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Daarnaast bepaalt de Wet FIDO dat de gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal niet de kasgeldlimiet overschrijdt (bepaald in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden) en dat het renterisico op de vaste schuld van de gemeente de  renterisiconorm (bepaald in de uitvoeringsregeling), niet overschrijdt. Wij streven naar het naleven van de bepalingen in de wet FIDO na en handelen hiermee (niet-)financieel rechtmatig.

Individueel geconstateerde afwijkingen ten aanzien van rechtmatigheid

In de jaarstukken worden de eventuele financiële onrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast worden de financiële onrechtmatigheden gelijk aan of groter dan de rapportagegrens toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Het voorkomen van fraude en onrechtmatig handelen is binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. In de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te reduceren. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Daarnaast is in de organisatie ook aandacht voor de meer culturele en gedragskant van fraude en onrechtmatigheden. Voorbeelden hiervan zijn aan trainingen op het gebied van morele dilemma’s en beleid om een veilig werkklimaat te waarborgen. Het omgaan met agressie van derden is een belangrijke terugkerende training. Er wordt gewerkt met het Gemeentelijk Incidenten Register (GIR) waarin agressie-incidenten en eventuele sancties op dit ongewenste gedrag, vastgelegd worden.